Làm sao để có hiệu quả làm việc 20 giờ chỉ trong vòng 2 giờ đồng hồ?

Hôm nay, chúng ta cùng dùng một cuốn sách để bàn về quản lý thời gian dưới một góc độ hoàn toàn mới.

Đây là một cuốn sách nước ngoài có tên "Two Awesome Hours: Science-Based Strategies to Harness Your Best Time and Get Your Most Important Work Done" (Tạm dịch: Hai tiếng quan trọng nhất mỗi ngày), nội dung chính của cuốn sách đề cập tới việc làm sao để điều chỉnh cơ thể đưa về trạng thái tốt nhất, từ đó tận dụng thời gian một cách hiệu quả khi đối mặt với một sự việc nào đó.

Tác giả của cuốn sách là Josh Davis, tiến sĩ tâm lý học của Đại học Columbia, ông chủ yếu nghiên cứu về thần kinh học. Trong cuốn sách, ông đã đưa ra một số chiến lược để cải thiện hiệu suất thể chất, và tôi đã đúc rút ra được ba nội dung tinh hoa cho các bạn.

01. Chú ý tới điểm dừng

Thế nào gọi là "điểm dừng"? Khoảng thời gian khi bạn làm xong một việc, dừng lại một lát, rồi nghĩ xem việc tiếp theo nên làm là gì, được gọi là "điểm dừng".

Đừng xem nhẹ động tác nhỏ này, đây chính là điểm khác biệt giữa người bình thường và cao thủ. Rất nhiều người vì xem nhẹ nó mà khiến bản thân rơi vào tình trạng "bị công việc dắt mũi chạy".

Cuộc sống của chúng ta mỗi ngày đều được khởi động theo một trình tự nhất định, chẳng hạn như sáng sớm ngủ dậy đi đánh răng rửa mặt, ăn sáng, đi làm, đây đều là những trình tự cuộc sống; tới công ty lại bị một loạt những trình tự công việc khác dắt mũi đi, cứ việc này nối tiếp việc khác, hết một ngày liền cảm thấy bản thân khá bận rộn.

Để rồi khi ngẫm nghĩ lại một chút, dường như những chuyện quan trọng muốn làm nhất lại chưa làm được.

Chẳng hạn như hẹn bạn bè đi chơi, luyện tập một kĩ năng mới mà bản thân luôn muốn luyện, học thêm kiến thức mới của lĩnh vực nào đó…

Những việc này đều không phải việc gấp, nhưng chúng quan trọng, và cũng chỉ khi duy trì những việc này, cuộc sống mới không ngừng chuyển biến.

Cao thủ họ làm như nào? Họ sẽ nắm bắt một cách có ý thức những hành động của mình.

Chẳng hạn như Ronald Antonio O'Sullivan (vận động viên snooker chuyên nghiệp người Anh, một trong những tay cơ vĩ đại và thành công nhất trong lịch sử snooker) khi đánh bóng, anh sẽ vươn người nằm xuống và ngắm một chút, nếu cảm thấy mình không kiểm soát được lần đánh này, không có cảm giác, anh sẽ dừng lại, điều chỉnh một chút rồi mới tiếp tục đánh.

Trong khi người bình thường lại thường nằm xuống và lập tức đẩy gậy đánh bóng ngay, gậy trước với gậy sau chẳng có gì khác biệt, đó chỉ là sự lặp lại mang hiệu suất thấp.

Cuộc sống của chúng ta cũng như vậy.

Phần lớn thời gian chúng ta đều lặp lại những hành động mang tính thói quen một cách vô thức, vì vậy làm sao để dừng lại, thoát ra khỏi mô thức sống quán tính là điều rất quan trọng.

Mỗi khi chúng ta hoàn thành một nhiệm vụ, đừng lập tức bắt tay vào nhiệm vụ tiếp theo, hãy dừng lại, uống một cốc nước, nghỉ ngơi một lát, lùi lại một bước suy ngẫm một chút, lựa chọn việc tiếp theo mình sẽ làm một cách có ý thức, làm vậy sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Đây chính là điểm đầu tiên giúp hiện thực hóa quản lý thời gian có hiệu quả, tìm ra "điểm dừng".

02. Quản lý năng lượng tinh thần

Chúng ta đều biết thể lực của mỗi người là thứ chập chờn, không ổn định, chẳng hạn như bạn vừa leo xong 20 tầng, rồi bạn ngồi xuống ghế, lúc đó bạn chẳng muốn động chân động tay nữa, phải nghỉ ngơi một lát mới có thể lấy lại sức.

Thực ra, não bộ của chúng ta cũng vậy, chỉ là bình thường chúng ta không dễ để cảm giác được điều này, chủ yếu là bởi vì hao tổn "não lực" không rõ nét như hao tổn "thể lực".

Thông thường thì sau khi ngủ dậy là khi nhiều năng lượng nhất, độ hoạt bát của tâm trí là lớn nhất, thông thường có thể đảm bảo duy trì sự hoạt bát ấy trong vòng 2-3h đồng hồ, sau đó thì tập trung tinh thần không phải là một chuyện dễ dàng nữa.

Còn một phương diện nữa là nó sẽ dao động dựa theo mức độ khó dễ của công việc mà bạn làm.

Chẳng hạn như bạn vừa hoàn thành bản kế hoạch mà mình mất bao công sức để nghĩ ra, nếu lúc này ngay lập tức tiến hành công việc cần động não tiếp theo, chẳng hạn như bảo bạn học thuộc một đoạn văn bản nào đó, vậy thì sẽ rất tốn sức, có thể một đoạn văn nhỏ thôi nhưng cũng phải học mất mấy lần mới nhớ được, bởi lẽ càng những công việc cần tới sự tập trung và sáng tạo, càng dễ tiêu hao "não lực".

Quản lý năng lượng tinh thần mà tác giả nhắc tới ở đây chính là, căn cứ theo trạng thái của đại não mà lựa chọn công việc với độ khó dễ phù hợp.

Buổi sáng sau khi ngủ dậy, hãy hoàn thành công việc khó khăn nhất, cần dùng nhiều tới cái đầu nhất, sau đó có thể làm những công việc mang tính lặp lại đơn giản hàng ngày.

Có thể bạn sẽ cảm thấy việc này khá đơn giản, nhưng thực ra, số người làm được lại không hề nhiều.

Có bao nhiêu người sáng sớm tới công ty, việc làm đầu tiên là lướt Facebook, rồi ra đọc báo mạng, sau đó trả lời vài email, đợi tới khi thực ra phải bắt tay vào công việc thì thể lực đã bị tiêu tốn mất 1/3.

Có thể bạn sẽ cảm thấy chẳng có cảm giác gì, đây thực ra là đặc điểm tiêu hao của "não lực" mà chúng ta nhắc tới trước đó, sự hao tổn của nó là không rõ ràng, nhưng lại luôn không ngừng hao tổn.

Có những người rất chú trọng giảm bớt kiểu tiêu hao này.

Thực ra, điểm thời gian quan trọng này không cần quá nhiều, mỗi ngày chỉ cần khoảng 2 tiếng đồng hồ, là đã có thể hoàn thành xong công việc mà bạn cho là đáng và quan trọng với bạn.

Quản lý năng lượng tinh thần là một kỹ năng quan trọng cho phép bạn vào những thời điểm quan trọng, phát huy được tốt nhất năng lượng của mình.

03. Hiểu khả năng tập trung của mình

Thông thường chúng ta đều cho rằng, không có khả năng tập trung trong một thời gian dài là một khuyết điểm, chỉ cần phân tâm một cái là chúng ta sẽ có thói quen tự trách mình.

Tác giả của cuốn sách cho rằng thay vì trách cứ, chúng ta nên đi "hiểu", đồng thời chỉ ra 2 cách ứng phó với sự mất tập trung.

Thứ nhất là để bản thân chủ động mất tập trung, tức là bạn chú tâm một lúc, khoảng 20 phút, rồi sau đó chủ động cho phép mình làm những việc khác để làm mới cái đầu. Vì vậy, chọn những công việc đơn giản, rồi chèn vào trong lúc làm việc sẽ giúp nâng cao sức chịu đựng, sự kiên nhẫn của bạn trong công việc.

Thứ hai chính là nhận thức về khả năng chú ý, tức là để bản thân suy nghĩ lung tung, mặc kệ nó, đừng cố gắng lôi nó về, mà cố gắng nhận thức xem mình đang nghĩ tới đâu, sau đó tìm ra những suy nghĩ có liên quan tới việc mình đang làm một cách có ý thức.

Hi vọng nội dung ngày hôm nay có thể giúp bạn tìm ra được một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả phù hợp với bản thân, cân bằng giữa công việc và gia đình, làm phong phú cuộc đời.

Theo Doanh nghiệp và Tiếp thị - Alexx